Tiesitkö, että valtaosa ihmisistä tekee työtä tehottomasti? Säntäiletkö sinä työtehtävästä toiseen ja altistut erilaisille ärsykkeille ja keskeytyksille pitkin päivää? Tuntuuko, ettei langat pysy käsissä? Jatkuva kiireen tunne on tietenkin omiaan luomaan stressiä. Aloita ajankäytön hallinta lukemalla tämä blogikirjoitus ja käytä hetki aikaasi ja mieti omaa ajankäytön hallintaasi.
Jos haluat vähentää höntyilyä, saada enemmän aikaan ja lisätä vapaa-aikaasi, minulta löytyy lääkkeet siihen. Ikävä kyllä, joudut muuttamaan omia rutiinejasi ja työnteon käytäntöjä, mutta lopputulema on varmasti sen arvoinen.
Tarjoan sinulle ohituskaistan! Alla 8 täsmälääkettä, mistä voit aloittaa:
1. Selvitä mihin työaikasi menee
Sometus, netissä surffailu ja rauhalliset kahvihetket ovat mukavaa ajan vietettä, vapaa-ajalla toteutettuna. Keskity töissä töihin! Jos toimit yrittäjänä, kukaan ei vaadi sinua olemaan toimistolla 8-16. Tee siis ennemmin tarvittavat työtehtävät tehokkaasti ja lähde aikaisemmin töistä. Tätä on hyvä ajankäytön hallinta käytännössä!
2. Hyödynnä sinun tuotteliain aikasi vuorokaudesta
Usein ihmiset ovat tehokkaimmillaan aamuisin, tee silloin tärkeimmät työtehtäväsi. Jos sen sijaan saat itsestäsi eniten irti illalla, rytmitä päiväsi siten, että voit käyttää illalla aikaa työn tekoon!
3. Minimoi keskeytykset, aloita sulkemalla hälytykset sähköpostista ja pikaviestimistä
Kun työsi keskeytyy ja aivosi suuntaavat huomiosi muualle, aivojen uudelleen ohjaaminen keskeytettyyn työhön saattaa vaatia tutkimusten mukaan jopa 20 minuuttia aikaa. Jos uusi sähköpostiviesti hälyttää ja näytön alakulmaan tulee ilmoitus siitä, on hyvin vaikeaa olla sitä noteeraamatta ja aivot lähtevät automaattisesti reagoimaan uuteen ärsykkeeseen.
4. Organisoi sähköpostisi
Luo itsellesi kansioita ja hyödynnä niitä sähköpostitulvan hallitsemisessa. Poistu mainossähköposti-listoilta. Unsubscribe on uusi paras kaverisi!
Kuinka monelta turhalta sähköposti-listalta ehdit poistua 15 minuutissa?
5. Älä multitaskaa, sillä on huono vaikutus tehokkuuteen
Multitaskausta ei ole olemassa. Aivot ei pysty keskittymään kahteen asiaan yhtä aikaa, vaan aivot hyppivät eri asioissa edes takaisin. Multitaskaus voi olla trendikästä, mutta typerää se on silti. Multitaskaamalla saat aikaiseksi stressiä ja työuupumusta. Tee ennemmin asia kerrallaan, saat paljon enemmän aikaiseksi.
6. Älä pyri kaikessa täydellisyyteen
Joskus sinnepäin on riittävä. Tunnista työtehtäviesi tärkeysjärjestys ja tee hyvällä omalla tunnolla ”ei niin tärkeät” -tehtävät vasemmalla kädellä.
7. Opettele sanomaan ei
Sinun ei tarvitse tehdä kaikkea, mitä muut ihmiset sinulta pyytävät. Jos haluat pysyä oman elämäsi herrana, sinun pitää osata sanoa ei.
8. Älä anna sähköpostin pilata työpäiviesi suunnittelua
Älä aloita työpäivääsi sähköpostin lukemisella. Sähköposti vie huomiosi niistä työtehtävistä, mitkä olit suunnitellut tekevästi aamulla. Alla ohje, miten Outlookin oletusnäkymä vaihdetaan kalenteriin sähköpostin sijaan. Varaa oma aika sähköpostin lukemiseen ja vastaamiseen!
Valitse näistä vinkeistä kolme ja keskity alkuun niihin. Et pysty kuitenkaan muuttamaan kaikkia toimintatapojasi kerralla. Jos haluat tulitukea asiaan, ole epäröimättä yhteydessä!
Tässä vielä lupaamani ohje Outlookin asetusten muuttamiseen. Sähköposti ei ole pikaviestintäväline.
Jos asiakas tai kollega haluaa vastauksen heti, hän valitsee sähköpostin sijaan puhelimen. Ainakin jatkossa, kun huomaa, ettet vastaa sähköposteihin reaaliajassa.
1. Aloita valitsemalla Tiedosto
2. Valitse sitten Asetukset
3. Seuraavaksi Lisäasetukset
4. Lopuksi paina Selaa ja valitse Calendar. Jatkossa kun käynnistät Outlookin, se aukeaa Kalenterinäkymään. Ole hyvä!
Jos meni sormi suuhun tai haluat oppia lisää ajankäytön hallinnasta, täytä alta lomake, niin otan sinuun yhteyttä!
